Mappenstructuur
Docstream wordt gekenmerkt door een mappenstructuur, waarin de documenten in “opgeborgen” worden. Het voordeel van een mappenstructuur is dat documenten een vaste plek hebben en niet steeds gezocht hoeven te worden. BINX Smartility hanteert in de projecten een vaste indeling van de mappen, de zogenaamde standaard mappenstructuur.
Rolstructuur
BINX Smartility hanteert in Docstream een aantal standaardrollen. Deze zijn hieronder weergegeven:
| BINX (Beheerder) | Opdrachtgever |
| BINX Smartility | Partijen |
Aan de diverse rollen zijn rechten (machtigingen) verbonden om documenten te kunnen zien, te plaatsen of te wijzigen. Machtigingen zijn omschreven in Bijlage – Autorisatie. Ter aanvulling is een Multi factor authentication toegevoegd aan de inlog van Docstream.
Documentcodering
Alle documenten worden voorzien van een titel en een documentcode.
Bij documenten/ bestanden moet verplicht een aantal document- en versie-eigenschappen worden ingevuld. Dit is nodig om het document/ bestand beter herkenbaar te maken, makkelijker te zoeken en om bijvoorbeeld tekeninglijsten te maken.
In de documentnaam mag geen datum, versie of status voorkomen.
