ICT, oftewel informatiecommunicatie technologie, is bij BINX Smartility te allen tijde ten dienste van onze bedrijfsvoering zoals in het hoofdproces omschreven. En is gericht op onze zakelijke doeleinden (niet voor privé).
Tegelijkertijd wordt ook de afkorting IT (informatietechnologie) vaak gebruikt, óók binnen BINX. Hieronder verstaan we de achterliggende hardware, software, randapparatuur en netwerken die we nodig hebben. Dit alles om de communicatie binnen de ICT goed in te zetten om het werk eenvoudiger en effectiever te maken. We geloven namelijk in ‘best tool for the best job’ om zo de beste toepassing in te blijven zetten, afgestemd op de werkzaamheden. De directie stelt alle benodigde middelen ter beschikking om de geformuleerde SDG’s en organisatie ambities of verbetervoorstellen te realiseren en de integrale BINX-werkwijze actueel en werkend te houden.
Een ander belangrijk thema op het gebied van IT is data warehouse (nader te noemen als DWH). Een DWH is een systeem van gegevensverzameling dat het mogelijk maakt om in relatief korte tijd geautomatiseerde vragen te kunnen raadplegen zonder dat het bronsysteem daarvoor wijzigt of overbelast wordt. Het onderdeel Smartility, is o.b. v. De DWH-gedachte opgezet. Smartility geeft op die manier a.d.h.v. v. correlaties in installatie- en IT-systemen antwoord op de voorliggende KPI’s/SLA vragen. Dit is al kort besproken in de aard van de organisatie, als zijnde de smart buildings oplossing.
3.4.1 Welke tools gebruiken we bij BINX?
Alle collega’s binnen BINX ontvangen de voor zijn/haar rol benodigde hard- en software. Hierbij kennen we een basisinrichting met tools die voor de algemene bedrijfsvoering noodzakelijk zijn en vervolgens voor rolspecifieke toepassingen. Deze moeten blijvend actueel en up-to-date zijn en blijven. Wat we daarvoor doen, is het interne ICT-team aangehaakt houden bij de gekozen systemen/oplossingen en onze ambities hooghouden op digitalisatie zoals genoemd in het organisatie ambitieplan. Met bovenstaande conformeren wij ons aan de laatste stand van de techniek en ISO27001 normering.
Communicatiemomenten en -platform
Naast regelmatig terugkerende strategische overleggen zijn er organisatie breed zo min mogelijk standaard overleggen. Dat betekent niet dat we elkaar niet op de hoogte brengen en houden van de stand van zaken of van waar we als bedrijf staan en mee bezig zijn. Dit komt voort vanuit het coachende leiderschap dat ingezet wordt op de projecten. Alle collega’s kunnen een co-creatie starten waarin een onderwerp nader wordt uitgewerkt dat organisatie breed ingezet kan worden of heel specifiek voor een apart werkgebied een meerwaarde levert. Enkele collectieve momenten en overleggen zijn opgenomen in de momenten en de kennis is op het platform (intranet) nader toegelicht.
Moment – Back-to-work sessie
Eén van de manieren waarop we onze collega’s op de hoogte brengen van de nieuwe ontwikkelingen en waar op verschillende fronten organisatie breed aan wordt gewerkt, zijn de back-to-work sessies. Minimaal twee keer per jaar wordt er een back-to-work sessie georganiseerd voor alle collega’s met algemene bedrijfsinformatie. Dit wordt aan het begin van het nieuwe jaar tijdens het nieuwjaarsontbijt gehouden en rondom de zomervakantie.
Kennissessie
Een andere manier om kennisonderwerpen onder de aandacht te brengen bij collega’s, is het houden van een kennissessie. Die kunnen door iedereen worden georganiseerd en zijn over het algemeen vrijblijvend om bij te wonen. Dit kan gaan over actuele onderwerpen waar collega’s mee bezig zijn, of externe kennissessies om de werkzaamheden op inhoud onder de aandacht te brengen.
Projectniveau
Op projectniveau zijn er verschillende overleggen. Dit is per fase verschillend qua opzet en invulling, echter heeft het altijd als doel om met elkaar de op dat moment belangrijkste aandachtspunten met elkaar te bespreken. Dit is met opdrachtgevers, BINX-makers, engineeringsteams, projectteams en collega’s. Deze verschillende overleggen worden per project vastgesteld en is afhankelijk van de behoefte en moet altijd een toegevoegde waarde zijn op de op dat moment uit te voeren werkzaamheden. De vorm waarin het overleg plaatsvindt en de wijze van vastleggen is per type overleg verschillend.
Platform – Kennisbank
Alle collega’s kunnen via het intranet platformkennis en informatie digitaal ophalen. Hiervoor is een specifiek onderdeel ingericht dat we de kennisbank noemen. Hierin is naast beleidsmatige informatie ook op diverse onderwerpen kennis aanwezig. Tevens worden enkele hoofditems in het onderdeel e-learning nader toegelicht, waarbij collega’s een digitale training kunnen volgen.
NEN-Normen
De basiskwaliteit van een bepaalde methode of materiaal wordt bewaakt door de NEN-normen (Nederlandse Normalisatie). Dit is een afgesproken minimale standaard voor een methode of materiaal. Collega’s van BINX Smartility kunnen de NEN-normen vinden in het BRIS-warenhuis. Mocht BINX niet beschikken over een NEN-norm, dan kan geïnformeerd worden bij de onderaannemer en anders informeren bij KAM van BINX. Zodat dit opgenomen kan worden in het BRIS-warenhuis, hierin zijn ook ISO-normen te vinden.
AVG
Op onze kennisbank zijn onderstaande bestanden terug te vinden, waarin staat aangegeven hoe BINX omgaat met gegevens en wat er wel en niet wordt gebruikt, wordt opgeslagen, voor welke doeleinden en hoe zich dat verhoudt tot de wetgeving.
Projectstructuur
Projecten van BINX Smartility maken gebruik van het documentmanagementsysteem genaamd Docstream. Het verschil tussen een eigen papieren projectdossier in de hangmappenkast en een gemeenschappelijk digitaal projectdossier is niet alleen het “digitaal werken”. Het kenmerkt ook de wijze van samenwerken, informeren en vastleggen. Het is belangrijk om hierover goede werkafspraken te maken.
Docstream wordt gekenmerkt door een mappenstructuur, waarin de documenten in “opgeborgen” worden. Het voordeel van een mappenstructuur is dat documenten een vaste plek hebben en niet steeds gezocht hoeven te worden. BINX Smartility hanteert in de projecten een vaste indeling van de mappen, de zogenaamde standaard mappenstructuur.
Aan de diverse rollen zijn rechten (machtigingen) verbonden om documenten te kunnen inzien, te plaatsen of te wijzigen. Machtigingen zijn omschreven in Bijlage – Autorisatie.
Documentcodering
Alle documenten worden voorzien van een titel en een documentcode.
ICT processen
De beheersing van middelen voor de uitvoering is in diverse procedures vastgesteld. Hierbij wordt het ICT-team vertegenwoordigd door een systeembeheerder en een ICT-beheerder.
3.4.4.1 ICT-inrichting bij collega’s
Vanuit het P&O-proces ‘in dienst collega’ of ‘uit dienst collega’, wordt het team ICT geïnformeerd per wanneer er mutaties plaatsvinden. Vervolgens kan het ICT-team haar werkzaamheden op IT-gebied hierop inrichten. Het volgende proces is daarin vastgelegd:
Doorvoeren van nieuwe software
Het doorvoeren van nieuwe software gedurende de bedrijfsvoering vergt precisie en duidelijke afspraken. Doordat digitaal werken een groot onderdeel is van de werkzaamheden, is de continuïteit van ICT een cruciale stap.
Beveiliging
Security en de bijkomende cybersecurity heeft een grote impact op de dagelijkse uitvoering van onze projecten. Het digitaal werken heeft veel voordelen maar daarmee wordt de security complexer. Naast het verzekeren als eindmiddel, is het gedrag met ICT-systemen essentieel. Het ICT-team ondersteunt collega’s in de uitleg van de basis van systemen en het verstrekken van tools vanuit de juiste instellingen.
Onderstaande geeft weer welke stappen het ICT-team treft op het gebied van security en het uitvoeren van back-ups, wat op twee manieren wordt gedaan zoals hieronder omschreven.
