KAM, oftewel kwaliteitsmanagement, is een onderdeel waarmee de BINX-werkwijze ook houvast geeft richting de organisatie. Door KAM een blijvend onderdeel te laten zijn binnen alle aspecten die in deze werkwijze aan bod komen, behouden we onze kwaliteit en professionele organisatie. Daarnaast heeft KAM ook een coördinerende en faciliterende rol binnen BINX. Diegene die de KAM rol vervult, zorgt ervoor dat we voldoen aan alle eisen en goede systemen hebben om onze inspecties en checks uit te voeren.
- KAM houdt ook statistieken bij om te coördineren of we vervolgens de systemen goed gebruiken;
- KAM zorgt dat er een systeem aanwezig is waarmee we de inspecties kunnen uitvoeren;
- KAM coördineert of er ook echt genoeg werkplekinspecties gedaan worden, hiervan worden statistieken en registraties bijgehouden;
- Daarnaast zorgt KAM ervoor dat we als bedrijf voldoen aan de milieueisen en we in het bezit zijn van de benodigde certificaten.
Een simpel voorbeeld: Conform VCA** moeten we elke maand op elk project een werkplekinspectie houden. De rol van de KAM-coördinator ziet hierop toe. De huidige KAM-coördinator is tevens preventiemedewerker. De KAM-coördinator rapporteert direct aan de directie en kan beroep doen op de externe KAM-adviseur (= MVK’er).
Veiligheidsbeleid
Een groot onderdeel van KAM is veiligheid. Ons actieplan is samengesteld op basis van de constateringen uit: de interne audit, externe auditverslagen, IF-doelstellingen (berekeningsmethode van een ongevallenfrequentie), trendanalyse van werkplekinspecties, de voortgang PVA RI&E, een programma voor VGM-bewustzijn en -gedrag, beloning en sancties, het aantal ongevallen met werkverlet, ongevallen met aangepast werk, ongevallen zonder verzuim/werkverlet, bijna- ongevallen, onveilige situaties en handelingen en overige VGM-incidenten en tot slot het toereiken van middelen. In dit schema is te zien wat onder welke stappen valt, van grof naar fijn.
Bij BINX Smartility B.V. is een actuele bedrijfs-RI&E, incl. plan van aanpak aanwezig, waarin risico’s van alle gangbare operationele activiteiten zijn vastgelegd. Deze bedrijfs-RI&E wordt beheerd door de KAM-coördinator en wordt minimaal 3-jaarlijks geëvalueerd en zo nodig aangepast.
VGM-projectplan, werkplan, TWI en LMRA
De teamleider bepaalt of een VGM-plan wordt opgesteld afhankelijk van de risico’s en wettelijke bepalingen. De wettelijke bepalingen zijn:
- Bouwtijd > 30 werkdagen, aantal medewerkers > 20 (max. gelijktijdig op de bouw);
- Bouwtijd > 500 mandagen;
- Kleine projecten met bijzondere gevaren, die niet tot de dagelijkse bedrijfsvoering horen. Bijv. bedelving, vastraken, vallen van hoogte, verdrinking, blootstelling aan chemische of biologische stoffen, ioniserende straling, werken met springstoffen, etc.
BINX-makers en onderaannemers dienen een eigen VGM-deelplan aan te leveren dat onderdeel uitmaakt van het VGM- plan. Het VGM-projectplan wordt door de rol ‘aanspreekpunt opdrachtgever’ ter bespreking aangeboden aan de opdrachtgever voor aanvang van de werkzaamheden. Het VGM-plan wordt overgedragen aan de uitvoerders, die dit gedurende het project beheren en waar nodig actualiseren. Het VGM-projectplan en onderliggende werkplannen worden opgesteld tussen start van het werk en voor het eind van de engineering. We maken daarbij duidelijk aan de opdrachtgever van welke onderdelen zij een werkplan kunnen verwachten. De werkplannen worden gemaakt voor de onderdelen die de meeste aandacht vergen, enerzijds door complexiteit van het samenstellen van elementen, dan wel door veiligheidsrisico’s. In elk werkplan is veiligheid een onderdeel. Vanuit de werkplannen worden door de uitvoering Taak-Werk-Instructies (TWI) opgesteld. Hierbij worden de specifieke onderdelen van de werkplannen uitgewerkt tot werkvloerniveau. Ook hierin is veiligheid een onderdeel als Taak-Risico-Analyse (TRA). De TWI’s worden besproken met degenen die het werk daadwerkelijk uitvoeren, dus niet alleen met de voormensen!
Als laatste stap voeren alle uitvoerenden een Last Minute Risico Analyse (LMRA) uit. Dit is de laatste check vóór aanvang van de werkzaamheden of bij wijzigingen in de omstandigheden op de werkplek deze veilig is en de uit te voeren werkzaamheden daarmee veilig kunnen worden uitgevoerd.
Startwerkbespreking
Eigen en tijdelijke medewerkers, incl. leidinggevende medewerkers van onderaannemers, worden voor aanvang van de werkzaamheden geïnstrueerd door de uitvoerder van het project over het VGM-projectplan en evt. interne regels en procedures bij opdrachtgevers. Registratie hiervan vindt plaats op formulier Startwerkbespreking. De leidinggevende van de onderaannemer dient zorg te dragen voor de instructie van zijn ingeschakelde medewerkers en informeert de uitvoerder hierover.
Toolboxmeeting
Met alle eigen en tijdelijke uitvoerende medewerkers vinden er, verspreidt over het jaar, min. 10 toolboxmeetings plaats. Deze toolboxmeetings worden door de uitvoerder gehouden en een kopie van het verslag/ presentielijst wordt na afloop bij de KAM-coördinator ingeleverd t.b.v. de overall-bewaking.
Werkplekinspectie
Werkplekinspecties worden maandelijks per project door de uitvoerders uitgevoerd met de checklist in Snagstream, waarin zowel positieve als negatieve bevindingen worden vastgelegd. De (operationele) directieleden nemen minimaal 1x per kwartaal deel aan een werkplekinspectie op locatie.
Waargenomen verbeterpunten, inclusief de opvolging hiervan, worden in Snagstream vastgelegd, onder de verantwoordelijkheid van de uitvoerders. De uitgevoerde werkplekinspecties worden gedeeld met de KAM-coördinator voor de overall-bewaking.
Jaarlijks wordt door de KAM-coördinator een trendanalyse gemaakt op basis van de positieve en negatieve bevindingen, inclusief te ondernemen acties en follow-ups.
Programma voor beïnvloeden VGM-bewustzijn en VGM-gedrag
Om het VGM-bewustzijn en het VGM-gedrag bij medewerkers positief te stimuleren worden er diverse activiteiten ondernomen, zoals:
- Startwerkbespreking, toolboxmeetings, VGM-projectplan en TWI: medewerkers informeren/ communiceren over actuele VGM-zaken op een project, incl. leren van (bijna-)ongevallen en gevaarlijke situaties;
- Werkplekinspecties, interne audits en managementreview: verhogen betrokkenheid directie/ leidinggevenden bij VGM en beoordeling van getroffen VGM-maatregelen op een project;
- VGM-controlebezoeken door ingeschakelde externe organisaties: onafhankelijke observatie op VGM-situatie op een project;
- Jaarlijkse VGM-kennissessie met alle medewerkers, incl. directie: verhoging VGM-bewustzijn en gedrag;
- Ter beschikking stellen van VGM-verantwoorde arbeidsmiddelen/materialen en inrichten van good house keeping: juiste voorwaarden creëren om VGM-verantwoord te kunnen werken.
Inkoop VGM-verantwoorde materialen, arbeidsmiddelen en PBM
Bij BINX Smartility B.V. worden alleen VGM-verantwoorde materialen, arbeidsmiddelen en PBM’s aangeschaft welke voldoen aan de VGM-eisen zoals gespecificeerd op formulier “VGM-inkoopcriteria”. De VGM-eisen worden op basis van de RI&E, inspecties en verslagen periodiek geüpdatet.
PBM
Verstrekken en toepassen van PBM vindt bij BINX Smartility B.V. plaats volgens vastgestelde VGM-eisen, die zijn opgenomen in de keuring- en identificatielijst arbeidsmiddelen/ PBM’s. Om de werkzaamheden veilig te kunnen uitvoeren worden voldoende PBM’s, algemene beschermingsmiddelen en arbeidsmiddelen ter beschikking gesteld en periodiek (extern) gekeurd.
(Bijna-)ongevallen en VGM-incidenten
Het is verplicht om ieder ongeval met en zonder verzuim/werkverlet, bijna-ongeval en overige VGM-incident te melden aan de uitvoerders. De uitvoerders zorgen voor het direct informeren van de teamleider en bij ernstige ongevallen wordt tevens de directie/ P&O/ KAM-coördinator geïnformeerd. Ongewone voorvallen (conform Wet Milieubeheer) worden door de KAM-coördinator aan het ILT gemeld. Melding verplichte ongevallen worden in overleg met de directie aan de Inspectie SZW en certificerende instelling doorgegeven. De uitvoerder draagt zorg voor het invullen van het rapport ‘(bijna-)ongeval en VGM-incidenten’, inclusief een onderzoek gericht op de oorzaken, en verstrekt deze aan de teamleider en KAM-coördinator. In bepaalde gevallen kan het zinvol zijn om een uitvoerig analyseonderzoek te laten instellen naar de basisoorzaak. Indien nodig worden de bedrijfs- of project RI&E en TWI aangepast. De leereffecten worden door de KAM-coördinator intern gecommuniceerd (bijvoorbeeld in een toolbox-meeting).
De KAM-coördinator registreert alle (bijna-)ongevallen en VGM-incidenten in een ongevalsregister en houdt hiervan een IF-index bij. Ongevallencijfers worden tevens jaarlijks intern gecommuniceerd.
Kwaliteit
Beheer van middelen
Keuren en kalibreren van materieel
‘Goed gereedschap is het halve werk’, is een typisch spreekwoordelijk gezegde dat geldt voor het materieel dat ingezet wordt op de bouwplaatsen. Materiaal is een breed begrip: van rolsteiger tot aan een accuboormachine, of zelfs een afpersset om leidingwerk goed af te persen. De varianten van materiaal zijn eindeloos en maken productontwikkelingen door waarvan BINX Smartility B.V. graag in meegaat. Gezien de hoeveelheid, betrouwbaarheid en de mate van het gebruik hiervan, beheert BINX Smartility B.V. haar materieel samen met partners. Met deze partners zijn vaste afspraken gemaakt om het beheer ervan goed te kunnen borgen. De uitvoerders (eigenaar van het materiaal) zijn verantwoordelijk om gekeurde en gekalibreerde middelen te gebruiken op de bouwplaats, de KAM-coördinator ondersteunt hen daarbij en ziet daarop toe. Materieel wordt 1x per jaar in één maand op alle projecten ter plaatse gekeurd en/of gekalibreerd, volgens vastgestelde VGM-eisen.
Keuren
Keuring van arbeidsmiddelen en PBM’s vindt bij BINX Smartility B.V. plaats volgens vastgestelde VGM-eisen, die zijn opgenomen in de keuring- en identificatielijst arbeidsmiddelen/ PBM. Alle materialen (uitzonderingen daargelaten) worden besteld bij DOZON. De materialen gaan eerst naar Bartels om geregistreerd te worden. Hier krijgen ze een QR-code en uniek nummer. Daarna kan het materieel naar de bouw. Het is de verantwoordelijkheid van de uitvoerder om de jaarlijkse keuring van de materialen tijdig te plannen met Bartels en de materialen ter keuring aan te bieden, terwijl de KAM-coördinator daarop dient toe te zien. Bartels heeft ook een online overzicht van de aanwezige arbeidsmiddelen per uitvoerder. Materialen en gereedschappen van BINX SMARTILITY B.V. worden opgeslagen en getransporteerd met de containers. Hiervoor kennen we drie soorten containers (Bouw, Werktuigbouwkunde, Electra). Uitgifte van materialen aan inleners en zzp’ers is een fysiek proces en deze taak voert de uitvoerder uit.
Interne audits
Een onderzoek dat BINX Smartility B.V. op een systematische en gedisciplineerde aanpak inzet, is de interne audit. Auditors in dienst van de organisatie beoordelen vervolgens onder andere aan de hand van deze BINX-werkwijze het goed en betrouwbaar functioneren van de interne organisatie.
Beheersen van verbetervoorstellen
Iedereen bij BINX Smartility B.V. kan een voorstel doen voor een verbetering om te voldoen aan de eisen van klanten en de klanttevredenheid te verhogen. Dit omvat onder andere het verbeteren van:
Verbetervoorstellen komen mondeling of schriftelijk binnen bij de coachingsteam. Daar waar extra toelichting nodig is, wordt om gevraagd. Een reactie op de voorstellen volgt mondeling of schriftelijk en wordt zo nodig schriftelijk vastgelegd. Als er opvolging nodig is, wordt dit per geval gepland en besproken. De vorm waarin voorstellen worden uitgewerkt, bepaalt degene die het uitvoert. Dit is veelal degene die het voorstel op tafel heeft gelegd. Afhankelijk van het onderwerp en de grootte van de groep waar het betrekking op heeft, worden er middelen voor vrijgemaakt. Dit kan zijn in de vorm van tijd en inzet en indien noodzakelijk hulpmiddelen, danwel licenties. Is een voorstel volledig uitgewerkt, beproefd en gaat het de rest van de organisatie in? Dan is dit ook financieel onderbouwd en is inzichtelijk op welke wijze de organisatie daarin wordt meegenomen.
Beheersmaatregelen
Evaluaties
Beheersmaatregelen kunnen akkoord bevonden worden door beoordeling ervan, of bijvoorbeeld verbeteringen te tonen in de vorm van foto’s, afhankelijk van de bevindingen. Ook kan er een opvolgende mini-audit plaatsvinden, om alleen dit stuk (of moet je zeggen een bepaald onderdeel?) te beoordelen.
Afwijkingen en corrigerende maatregelen
Te allen tijde reageren we zodra zich een afwijking voordoet, zoals bijvoorbeeld op een afwijking die aan het licht komt door een klacht. En vervolgens worden (indien van toepassing) maatregelen getroffen om de afwijking te beheersen, te corrigeren en de consequenties op te pakken.
De noodzaak om maatregelen te treffen – om de oorzaak van de afwijking weg te nemen – wordt geëvalueerd, zodat de afwijking zich niet herhaald of zich elders voordoet, door:
- De afwijking te beoordelen en te analyseren;
- De oorzaken van de afwijking vast te stellen;
- Vast te stellen of zich gelijksoortige afwijkingen voordoen of zouden kunnen voordoen.
De benodigde maatregelen worden geïmplementeerd en de doeltreffendheid van de getroffen corrigerende maatregelen worden beoordeeld. Indien nodig worden risico’s en kansen geactualiseerd die zijn vastgesteld tijdens het plannen en zo nodig worden wijzigingen aangebracht in het kwaliteitssysteem.
Feedback
Wij vinden het belangrijk om te weten wat klanten van ons vinden. Wij hebben hier niet alleen een invullijst voor waarop we met punten scoren (tevredenheidsverklaring), maar wij hechten ook grote waarde aan feedback waarom ze ons zo beoordelen. Door middel van een zg. testimonial (= een korte film) wordt door de opdrachtgever verteld hoe ze ons hebben ervaren van begin tot eind. Resultaten van deze klanttevredenheidsmetingen worden samen met (technische) klachten, verbetervoorstellen en (eind-)gesprekken met onze opdrachtgevers meegenomen in de managementreview.
Milieu
Zorg voor het milieu zit verweven in alledaagse werkzaamheden bij BINX Smartility B.V. Er zijn afspraken over gescheiden afval op de bouwplaatsen. Daarnaast worden bij de projecten aan de voorkant de verschillende milieuaspecten meegenomen en bekeken. Omgevingsbeheer is één van onze rollen en die is medeverantwoordelijk voor de milieuaspecten in de breedste zin van het woord. Om het een en ander blijvend onder de aandacht te houden is er een (wettelijk) Milieu Aspecten Register opgesteld.
(Wettelijk) Milieu Aspecten Register
De directie zorgt voor het (laten) inventariseren en vastleggen van de milieuaspecten in het (wettelijk) Milieu Aspecten Register. De directie beoordeelt 1x per jaar het (Wettelijk) Milieuaspectenregister op volledigheid en actualiteit op basis van:
- Wijzigingen in de procesvoering;
- Aanschaf van nieuwe machines;
- Externe wijzigingen die een milieurisico vormen.
Eventuele wijzigingen passen we aan in het (Wettelijk) Milieu Aspecten Register. De directie beoordeelt dan tevens of de “nieuwe” situatie moet worden afgestemd met de relevante overheidsinstanties of derden en verzorgt de afhandeling ervan. Bij de significantiebepaling maken we gebruik van drie criteria, zoals beschreven in het (Wettelijk) Milieu Aspecten Register. De actualiteit van de significantiebepaling wordt tijdens de jaarlijkse directiebeoordeling bepaald.
Uitvoering (Wettelijke Milieu Aspecten)
- BINX Smartility B.V. heeft de van toepassing zijnde milieuwet- en regelgeving vastgelegd in het (Wettelijk) Milieu Aspecten Register. Periodiek wordt via InfoMil (en SCCM) informatie ontvangen over wijzigingen in milieuwet- en regelgeving;
- Bij wijzigingen in het proces of van de inrichting beoordeelt de directie of kan worden volstaan met een mededeling aan het bevoegd gezag;
- Overschrijdingen van normen zoals genoemd in het Activiteitenbesluit worden gemeld aan het bevoegd gezag. Dit geldt voor overschrijdingen als gevolg van calamiteiten en waar te nemen overschrijdingen;
- De KAM-coördinator beheert de voorschriften uit het Activiteitenbesluit en draagt zorg voor de archivering van deze documenten.
Beoordeling van de naleving
Jaarlijks beoordeelt de KAM-coördinator de naleving van de van toepassing zijnde wettelijke eisen (Activiteitenbesluit en inhoud (Wettelijk) Milieuaspectenregister en neemt dit op in de directiebeoordeling.
Milieuregistraties
- De KAM-coördinator zorgt ervoor dat alle relevante milieuregistraties en externe documenten die moeten worden bijgehouden, zijn opgenomen in tabel 1;
- In deze tabel is vastgelegd welke registraties en externe documenten door wie en waar worden bewaard en gearchiveerd. Tevens is vastgelegd hoe lang gegevens moeten worden bewaard;
- Eénmaal per jaar worden de geregistreerde gegevens geanalyseerd. De analyseresultaten dienen als input voor de managementbeoordeling;
- Als de vastgestelde bewaartermijn is verstreken, kunnen de registraties en externe documenten worden verwijderd. De verantwoordelijke kan de informatie naar eigen inzicht langer bewaren.
Monitoring en meting
Aan het begin van elk jaar stelt de KAM-coördinator in overleg met de directie vast welke (milieu)zaken dienen te worden geïnspecteerd, gemonitord of gemeten om te kunnen beoordelen of wordt voldaan aan gestelde doelen en/of normen. Twee keer per jaar wordt door de KAM-coördinator samen met de directie nagegaan in hoeverre de geplande milieuacties zijn uitgevoerd. Wanneer nodig ondernemen we corrigerende acties.
In het inspectie-, monitoring- en meetoverzicht is vastgesteld welke zaken met welke frequentie en door welke functionaris worden gemonitord of gemeten. Hierbij houden we rekening met (1) hetgeen staat vermeld in het (Wettelijk) Milieu Aspecten Register en (2) de geformuleerde doelen en acties voor het betreffende jaar.
