Samenwerken aan documenten
Het voordeel van online samenwerken via Teams is dat je op ieder moment en op iedere locatie een document kunt delen via Teams en tegelijkertijd daarin kan samenwerken. Dit doe je door een kanaal te selecteren en te klikken op ‘Bestanden’, vervolgens klik je op ‘Nieuw’ en klik je op ‘Map’ of het soort bestand dat je wilt aanmaken.
Hoe open ik een bestand?
Wanneer je naar een kanaal gaat en het tabblad ‘Bestanden’ opent, kun je nieuwe mappen en bestanden binnen dit kanaal aanmaken.
Ook is het mogelijk om een bestand te uploaden. Dit gaat als volgt:
– Selecteer een kanaal en klik op ‘Bestanden’;
– Klik op ‘Uploaden’ en kies een bestand.
Iedereen die toegang heeft tot het kanaal waarin je het bestand hebt geüpload, kan het bestand openen en bekijken.
Hoe kan ik een document wijzigen of bewerken?
Een document wijzigen of bewerken doe je door eerst het document te openen. Dit doe je door op het document te klikken in het tabblad ‘Bestanden’. Vervolgens kom je in je document in de Teams-omgeving. Wat je vervolgens kan doen is het bestand openen in je desktop-app. Dit doe je door bovenaan in het bestand te klikken op ‘Openen in desktop-app’. Dit opent de bijbehorende desktop-app op je PC of smartphone en opent automatisch het bestand. Let op: dit geldt alleen voor Office-bestanden.
Houdt er verder ook rekening mee dat bestanden wel automatisch worden opgeslagen. Ook als je in de desktop-app aan het werk bent. Voor het verliezen van wijzigingen hoef je dus niet bang te zijn. Zo zijn voor iedereen ook altijd alle document up-to-date.
Chatten met collega’s
Met de chatfunctie in Teams blijf je op de hoogte van wat er gebeurt in je team of kanaal. Ook als je offline bent zie je de chatberichten van je collega’s in je team. Bovendien scheelt dit veel ruimte in je mailbox. Er zijn twee manieren waarop je kan chatten. Je kan één-op-één chatten of je kan chatten in een kanaal waar het gehele kanaal kan meelezen.
Privé chat
Soms voer je liever een één-op-één gesprek. Om een nieuwe privé chat met één persoon te starten, klik je linksboven in je scherm op het icoon ‘Chat’. Typ bovenaan je scherm een naam of een groepsnaam en klik op de persoon die je een privébericht wil sturen. Vervolgens kun je de chatfunctionaliteiten van hiervoor weer gaan gebruiken. Ook kun je meerdere personen toevoegen om een groepsgesprek te creëren. Doe dit door in het chatvenster rechtsboven op ‘Personen toevoegen’ te klikken.
Chatten in een kanaal
Chatten in een kanaal kan je doen in het tabblad ‘Posts’ die standaard is toegevoegd aan je kanaal. Alle gesprekken zijn in dit tabblad terug te lezen. Gesprekken in kanalen worden op datum gerangschikt en vervolgens per antwoord gecategoriseerd. Wanneer je een nieuw onderwerp of idee aan het team wil voorleggen, kun je een nieuw gesprek starten. Selecteer een team en een kanaal. Typ in het vak ‘Start een nieuw gesprek’ jouw bericht en druk op Enter om het te verzenden.
Als je op iemand antwoord wil geven klik dan op de knop ‘Beantwoorden’. Zo houd je de verschillende onderwerpen van elkaar gescheiden en lopen dus de gesprekken niet door elkaar als je meerdere onderwerpen tegelijk bespreekt.
Bijlage toevoegen
Tijdens een chatgesprek kun je documenten delen. Doe dit door onder de chatbalk onderaan in het scherm te klikken op de paperclip en kies om een bestand toe te voegen aan het gesprek.
Taggen
Bij iedere activiteit wordt het betreffende team of kanaal vetgedrukt. Zo weet je dus dat er bijvoorbeeld een nieuw chatbericht is geplaatst in het desbetreffende team of kanaal. Je kunt ook je collega’s ’taggen’. Taggen is een speciale vermelding maken richting één of meerdere specifieke personen. Dit doe je door het ‘@’ teken te gebruiken en vervolgens de naam van de persoon die je wilt taggen te typen. Mensen die getagt zijn in een bericht krijgen hier een melding van. Je kan zoveel tags in een chatbericht doen als je wilt, maar houdt dit wel beperkt. Taggen is namelijk een functie die er voor bedoeld is dat je één of een paar specifieke personen in een Team kan vermelden in je bericht.
Audio en video chat
Vanuit een chatgesprek kun je eenvoudig en snel een audio- of video-overleg starten. Doe dit door rechtsboven in het chatvenster op het ‘Bel’- of ‘Video’-icoontje te klikken.
Beschikbaarheid
De status van beschikbaarheid en bereikbaarheid van jezelf en van collega’s is te zien aan de verschillende kleuren van het bolletje bij je visitekaartje. Groen is beschikbaar, Rood is bezet of in een vergadering, Rood met een Witte streep is niet storen, Geel/Oranje is afwezig en Grijs is offline. De status komt overeen met je Outlook-agenda en is handmatig aan te passen door rechtsboven op jezelf te klikken en daar vervolgens de beschikbaarheid aan te passen.
Teams-bestanden synchroniseren naar verkenner
Je kunt bestanden vanuit Teams rechtstreeks synchroniseren naar een map op je computer van waaruit je rechtstreeks kunt werken in Verkenner en toegang hebt tot bestanden, zelfs wanneer je offline bent. Doe dit door:
- Een kanaal te selecteren;
- Te klikken op het tabblad ‘Bestanden’;
- Te klikken op de knop ‘Synchroniseren’.
Als er om toestemming wordt gevraagd voor het gebruik van Microsoft OneDrive, dan geef je aan dat dit geen probleem is.
Vervolgens wordt de map automatisch toegevoegd aan het linker navigatievenster in je Verkenner. Het is niet mogelijk om naar een andere plek te synchroniseren.
