Een nieuw inkoopcontract kan aangemaakt worden door in de tabel te klikken met de rechtermuisknop en vervolgens op ‘Nieuw’.
Vul in het scherm dat daarna opent de volgende informatie in:
Daarna verschijnt dit scherm:
Loop hierin de gegevens na en vul datums in. Het is belangrijk dat ook de gegevens aan de rechterkant van het scherm ingevuld worden, dus of er een garantiecertificaat/bankgarantie van toepassing is en of het contract getekend retour is gekomen. Wanneer er geen datum ingevuld is bij ‘Contract retour’, kunnen er geen facturen worden geboekt op het inkoopcontract!
In het tabblad ‘Begroting’ kan je met de rechtermuisknop kiezen voor ‘Erbij/Eraf’ om begrotingsregels toe te voegen aan het inkoopcontract:
Dan opent er een nieuw scherm met alle begrotingsregels. Via het kopje ‘Selectie’ kunnen er meerdere filteringen worden gemaakt. Door het vakje aan het begin van een begrotingsregel aan te vinken, kan je de begrotingsregel toevoegen aan het inkoopcontract.
Door op ‘OK’ te klikken, ga je terug naar het inkoopcontract. Vervolgens ga je naar het tabblad ‘Inkoop’. Hier kan je de afgesproken termijnen van het inkoopcontract invoeren. Via de knop ‘Invoeren bestelregels’ kun je snel meerdere regels van het termijnschema invoeren. Ook is het mogelijk om de bestelregels via Excel in te voeren. *FILMPJE*
Als het maar om een aantal regels gaat, kan je via rechtermuisknop ‘Nieuw’ een regel toevoegen.
2.1.1 Reservering inkoopcontract
In de tabel onder ‘Reserveringen’ kunnen de reserveringen toegevoegd worden door op je rechtermuisknop en daarna op ‘Nieuw’ te klikken. Deze wordt niet zichtbaar voor de opdrachtnemer. In de onderste tabel, genaamd Inkoopfacturen, zie je alle facturen die op dit inkoopcontract geboekt zijn.
Een reservering wordt als volgt ingevuld:
| Kolom | Omschrijving |
| NrBINX/Nr | Iedere reservering krijgt een uniek nummer toegewezen |
| Invoer periode | De periode dat de reservering is ingevoerd |
| Kostensoort | Loon/ Onderaanneming/ Materiaal, wordt automatisch ingevoerd op basis van de informatie uit het inkoopcontract |
| Soort | PEW/ Kans/ Risico, op dit moment maken we alleen nog gebruik van PEW (Prognose Einde Werk) |
| Aanleiding | Automatisch gevuld ‘Voorziening inkoopresultaat’. Uiteraard kan dit handmatig aangepast worden |
| Bedrag | Invullen welk bedrag er gereserveerd moet worden |
| Regelnr. | Nummering van reserveringregels in specifieke inkoopcontract |
| Restrisico | Niet van toepassing |
| Bovengrens | Niet van toepassing |
| Vervallen | Box aanvinken wanneer de reservering vervallen is |
| Vervalperiode | Wordt gevuld op basis van de kolom ‘Vervallen’ |
| Werkorder | Werkorder waar de reservering van het inkoopcontract op van toepassing is |
Let op! Wanneer er vanuit het bewakingsoverzicht (zie hoofdstuk Prognose maken) een bedrag als reservering op een inkoopcontract wordt ingevuld, vervallen de ingevoerde reserveringen via het inkoopcontract zoals hierboven beschreven.
2.1.2 Verzamelcontract
Wanneer de knop ‘Is verzamelcontract’ wordt gebruikt, moeten eerst een aantal handelingen gedaan worden omdat deze handelingen niet meer mogelijk zijn na het aanvinken. Na het toevoegen van de begrotingsregels (tabblad Begroting), moet er in het tabblad ‘Inkoop’ slechts één regel toegevoegd worden! Zet hier het totaal aan te verwachten kosten in.
Vink ‘Is verzamelcontract’ vervolgens aan en zet het contract op akkoord.
