Wanneer de onderaannemer/leverancier een onderdeel van het inkoopcontract heeft voltooid, dan moet hiervoor een prestatieverklaring worden uitgeschreven. Dit kan in het tabblad ‘Inkoop’.
2.3.1 Prestatieverklaring uitschrijven
Daarna opent een scherm waarin de bestelregels worden getoond die nog niet in een prestatieverklaring zijn uitgeschreven. Verwijder het getal in de kolom ‘Aantal’ voor regels die nog niet uitgeschreven gaan worden. In dit geval wordt alleen voor de eerste regel een prestatieverklaring uitgeschreven:
In het volgende scherm worden de geselecteerde regels als ontvangstregels getoond.
Met de knop ‘Opdrachtbon’ (zie hierboven) wordt een sjabloon gevuld, namelijk de ontvangstbon. Dan kom je in het volgende scherm:
| Stap | Omschrijving |
| 1. Wijzig/voorbeeld | Om het automatisch gevulde sjabloon te bekijken, kies voor ‘Voorbeeld’. Wil je het sjabloon aanpassen, kies dan voor ‘Wijzig’ |
| 2a. Medium | De ontvangstbon kan per mail of per brief verstuurd worden |
| 2b. Mailadres | Wanneer de ontvangstbon per mail wordt verstuurd, controleer dan het mailadres. Als het mailadres niet klopt, pas deze dan aan via het loepje |
| 3. Versturen | Als het sjabloon (en het e-mailadres) klopt en het mag verstuurd worden, kies dan voor ‘Maak + wijzig e-mail’. Hierna volgt de uitleg in alinea ‘Prestatieverklaring sturen (per mail)’ |
| 4. Opslaan | Wanneer de opdrachtbon pas later verstuurd wordt, kies dan voor ‘Concept opslaan’ |
2.3.2 Prestatieverklaring sturen (per mail)
Dit is een standaard e-mailscherm, waarbij het geselecteerde sjabloon (1) in pdf wordt meegestuurd naar de geselecteerde leverancier (2). De tekst van de e-mail wordt automatisch gegenereerd (3), maar kan ook nog handmatig aangepast worden. Met de knop ‘Voorbeeld/ verzenden’ (4) wordt de e-mail verstuurd vanuit het mailadres waarmee ondertekend is (5).
