3.2 Personeel en Organisatie

P&O staat bij BINX voor personeel en organisatie en omvat alle aspecten die met mensen en collega’s te maken hebben. BINX Smartility ziet zichzelf als een professionele netwerkorganisatie. Er is bewust gekozen voor een andere vorm van hiërarchie. De directie beschrijft zichzelf als ondersteunend aan de organisatie. Voorstellen (met een financiële onderbouwing) kunnen door alle collega’s worden gedaan. Afhankelijk van het belang voor BINX of voor de ontwikkeling van de organisatie en/of collega’s, wordt per situatie beoordeeld door het Coachingsteam of het voorstel geaccordeerd wordt.

Mensen

Het roze in ons logo is het menselijke aspect. Zonder hun is er niets. Zij maken het bedrijf en laten het ontwikkelen. Hierbij is een goede diversiteit nodig en dat is momenteel een goede afspiegeling van de diversiteit van de Achterhoek. De gemiddelde leeftijd van BINX ligt relatief laag, maar komt overeen met aantrekkelijk werkgeverschap en de connecties die er zijn met verschillende onderwijsinstellingen.

Op deze wijze zijn wij voor de Achterhoek een aantrekkelijke en mooie speler (werkgever) voor de jeugd om in de Achterhoek te blijven wonen en werken. Dit is een belangrijk punt op de politieke agenda van de gemeenten in deze regio. Onze roze vlek hebben wij verspreid over Nederland door een vestiging in Rotterdam en Horst te openen. Ook bij deze vestigingen is de BINX-cultuur vanuit de Achterhoek geïmplementeerd.

Onze werkzaamheden zullen altijd raakvlakken hebben met de verschillende overheden. Landelijk op het gebied van wet- en regelgeving over, van, voor onderwerpen zoals arbeidsrecht, milieurecht en fiscaal recht. Ondanks de mate van onzekerheid over het politieke klimaat, gaan veranderingen meestal gepaard met voldoende voorbereidingstijd. De lokale overheden zijn voor ons een speler op projectniveau voor het verkrijgen van vergunningen, eventuele bestemmingswijzigingen en budgetten.

Personeel

Het personeel krijgt bijzondere aandacht, omdat wij onze collega’s zien als het onmisbare “kapitaal” van het bedrijf. In de P&O-processen is onder andere vastgelegd dat:

Door middel van de jaarlijkse beoordeling van het personeel worden naast het algemene functioneren ook de effectiviteit en doeltreffendheid van de opleidingen en overige maatregelen geëvalueerd. De registraties van de gegevens worden door HR bijgehouden.

Huisvesting

De werkzaamheden vinden zowel op kantoor als op de bouwlocatie plaats. De werkplekken moeten altijd veilig zijn. Hiervoor zijn de “VCA”-procedures opgesteld, zie ook ons veiligheidsbeleid. Dit garandeert voor alle collega’s, dat zij op een gezonde manier in een veilige omgeving kunnen werken. Onveilig en roekeloos gedrag wordt niet getolereerd. Kantoorwerkzaamheden worden uitgevoerd in een goed uitgerust kantoor, dat volledig voldoen aan de vereisten (ergonomie) om goed te kunnen werken. De huisvesting wordt regelmatig geëvalueerd om ruimteproblemen in verband met schaalvergroting te elimineren.

Open kantoor

Het kantoor van BINX weerspiegelt waar we voor staan: transparant, open en volop samenwerken. Er is bewust gekozen om letterlijk zo min mogelijk drempels te maken. Iedereen is benaderbaar en we willen het graag samen doen. De teams zitten bij elkaar aan projecteilanden om ervoor te zorgen dat teamleden elkaar makkelijk kunnen vinden. Een werkplek is hier niet vast, maar veel collega’s zitten wel standaard aan ‘hun’ projecttafel. Sommige collega’s werken aan meerdere projecten en rouleren dus tussen de projecteilanden.

Organogram – Rollen en taken

Bij BINX staat werkplezier hoog in het vaandel. Om te zorgen dat collega’s werkzaamheden verrichten die echt bij hem/haar passen, denken we bij BINX niet in functies maar in rollen. Rollen zijn onderdelen van een functie. Je kunt in een projectteam ook meerdere rollen vervullen. De rollen zijn samen met collega’s vastgesteld. In het organogram vind je de verschillende rollen. Bij het organogram staat de klant centraal, daarvoor doen we het tenslotte!
Het coaching-directieteam staat als een cirkel om alle rollen. We geloven namelijk in dienend leiderschap bij BINX, het coaching-directieteam is faciliterend voor onze collega’s.

In het organogram worden de rollen benoemd welke er binnen BINX zijn. Deze rollen zijn verwoord naar werkstromen per fase. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen directe en projectgebonden rollen (roze) en de ondersteunende rollen, ook wel WD40 (de olie) genoemd (groen).

Werkstromen

In dit overzicht is duidelijk welke rollen in welke fase van een project nodig zijn om dat deel van het project af te ronden. De rollen die een taak hebben voor VCA zijn in onderstaande werkstroom weergegeven.

Binnen het coaching-directieteam heeft iedereen zijn/haar eigen specialisatie en interessegebied. Daarom is er een verantwoordelijkhedenschema gemaakt, zodat de aanspreekpunten binnen de organisatie duidelijk zijn. 

Hoofdproces BINX Smartility

Ondersteunende activiteiten

Het hoofdproces is leidend en de hieronder weergegeven ondersteunende processen worden door de aangewezen sleutelpersonen binnen BINX Smartility vertegenwoordigd.

P&O processen

P&O staat bij BINX met name voor mensgericht ondernemen, hierin staat maatwerk centraal. Dit betekent echter niet dat er geen standaardprocessen zijn op het gebied van P&O.

Het is mogelijk dat potentiële collega’s zich vanuit verschillende kanalen melden bij HR. Vervolgens wordt onderstaande procedure doorlopen om te bepalen of deze persoon in dienst komt bij BINX:

Opleidingen

Bij BINX vinden wij opleidingen en ontwikkeling zeer belangrijk. Immers als de mensen zich ontwikkelen, ontwikkelt het bedrijf zich ook. Bij BINX kennen we twee soorten opleidingen. Individuele en collectieve opleidingen. Individuele opleidingen komen altijd op verzoek van de collega zelf. Deze verzoeken kunnen worden ingediend en besproken met P&O. Voor individuele opleidingen sluiten we eigenlijk ook altijd samen met de collega een studieoverkomst af. Hierin worden maatwerkafspraken gemaakt over de studie-uren en studiekosten.

Aangezien we ontwikkeling zeer belangrijk vinden, organiseert BINX ook regelmatige collectieve opleidingen. Deze zijn voor een groep collega’s, die worden uitgenodigd om deel te nemen. Daarnaast organiseren wij regelmatig kennissessies voor alle collega’s. We vinden het ook super als collega’s zelf een kennissessie willen organiseren of een partij weten die een kennissessie voor ons kan geven. Suggesties of aanbevelingen mag iedereen doorgeven aan P&O.

VGM-opleidingen, voorlichting en instructie (veiligheid, gezondheid en milieu)

In de rollenmatrix staat beschreven welke VGM-opleidingen (BV-VCA of VOL-VCA), vakkennis en competenties nodig zijn om de werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren. Als collega’s niet voldoen aan de vastgestelde eisen, wordt er een scholingsprogramma opgesteld om te zorgen dat hieraan alsnog wordt voldaan.

Indien blijkt dat er risicovolle taken moeten worden verricht, waarvoor een specifieke opleiding, training of instructie noodzakelijk is, wordt dit met de betreffende collega doorgegeven aan HR die dit oppakt. Vóór aanvang van de werkzaamheden ontvangen alle collega’s een algemene KAM-introductie (eventueel via het uitzendbureau) via de folder ‘BINX Veilig en milieubewust werken’. Tevens worden (indien van toepassing) de persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) verstrekt. Registratie hiervan vindt plaats op het formulier KAM-introductie & PBM- verklaring.

Ziekte/ verzuim

Bij BINX proberen we preventief zoveel mogelijk ziekte en/of uitval te voorkomen. We willen collega’s ook graag ondersteunen en stimuleren om vitaal en gezond te worden en/of te blijven. Dit kan zowel op fysiek als op mentaal vlak zijn. Je kunt altijd bij P&O terecht voor een gesprek hierover, waarin we samen de mogelijkheden verkennen.

Natuurlijk kan ziekte en/of uitval iedereen overkomen. Op dat moment gaat onderstaand proces in werking. Bij langdurig verzuim gaan we samen op zoek naar een oplossing om de collega zo snel mogelijk op een verantwoorde manier weer aan het werk te krijgen. Dit is altijd een intensief maatwerktraject met zowel P&O als de bedrijfsarts.

Ook kan een collega altijd terecht bij een preventief spreekuur bij de bedrijfsarts. Dit kan geregeld worden via P&O of door de collega zelf via Arboned. BINX krijgt hier geen terugkoppeling van, tenzij de collega dat zelf wenst.

3JP

BINX is een jonge organisatie. Zowel qua bedrijfsleeftijd, als qua leeftijdsopbouw van de collega’s. We zijn er ons van bewust dat in de veranderende wereld en de visie van BINX over hoe de organisatie in elkaar moet zitten, een traditioneel hiërarchische organisatiestructuur niet past.

Daarom heeft BINX, samen met Vitamee, de 3JP methode ontwikkeld die past bij BINX als professionele netwerkorganisatie. De methode staat voor:

Juist Persoon Juiste Plek Juiste Periode

We gaan graag met elkaar in gesprek om bovenstaande samen te blijven checken, passen we nog steeds goed bij elkaar? Dit doen we door als organisatie een organisatie ambitieplan (OAP) te schrijven en we vragen onze collega’s om een Persoonlijk ambitieplan (PAP) te schrijven. Op basis hiervan bespreken we open of we nog goed bij elkaar passen en verder draait het vooral om het voeren van een goed gesprek met elkaar.

Als een collega langer dan een jaar in dienst is krijgt hij/zij een uitnodiging voor een uitgebreide uitleg over de 3J- methode namens HR en over de verwachtingen die BINX van collega’s heeft. In het eerste jaar voeren de coaches 4x een evaluatiegesprek met een collega om samen te kijken of BINX en de collega een goede match zijn.

Uit dienst collega

Er is een tijd van komen en er is een tijd van gaan. Natuurlijk hopen we dat collega’s het heel lang erg leuk bij ons vinden, maar aan alles komt een keer een einde. We noemen het zelf dan ook liever uitzwaaien. We vinden het belangrijk om op een goede manier van elkaar afscheid te nemen, de bouw- en installatiewereld is immers maar klein. Op het moment dat een collega ons wil gaan uitzwaaien, meldt diegene dat bij P&O en/of het Coachingsteam.