Onderaan de offerteaanvraag is standaard de onderstaande afbeelding geselecteerd. Bedrijven ontvangen een link in de e-mail waarmee zij kunnen reageren op de aanvraag. Deze afbeelding dient als visuele ondersteuning en maakt het voor de bedrijven duidelijk waar ze moeten klikken om toegang te krijgen tot de details van de aanvraag.
Wanneer de bedrijven op de link in de e-mail klikken, worden ze direct doorgestuurd naar een platform waar ze de volledige offerteaanvraag kunnen bekijken en hun reactie kunnen indienen. Dit proces stroomlijnt de communicatie en zorgt ervoor dat alle betrokken partijen snel en efficiënt kunnen reageren en samenwerken. Hierdoor kunnen bedrijven eenvoudig hun interesse en beschikbaarheid aangeven, wat bijdraagt aan een vlotte voortgang van het project.
Op het moment van de verzending kan je zien op het communicatiescherm dat er een ‘1’ bij outbox staat.
In het voorbeeld zie je links de outbox, waarin alle offerteaanvragen staan die jij verstuurd hebt. Deze outbox fungeert als een opslagplaats voor al je verzonden berichten – in dit geval je offerteaanvragen. Hier kun je bijhouden welke aanvragen er zijn verstuurd en wachten op verdere verwerking. Dit is vooral handig om overzicht te houden over de communicatie die je naar verschillende bedrijven hebt gestuurd.
In de inbox zie je waar alle reacties op je offerteaanvragen binnenkomen. Hier kan je gemakkelijk zien welke bedrijven gereageerd hebben op je aanvragen, wat hun reacties zijn en eventueel verdere stappen ondernemen op basis van de ontvangen informatie.
Om het helemaal overzichtelijk te houden, wordt er een status/kleur aan de offerte gehangen. Dit kan ook handmatig, indien bedrijven niet op de link in de mail drukken.
Groen = Offerte gekregen
Oranje = Rekent
Rood = Rekent niet
Wanneer een onderaannemer via de link in de email een offerte indient, ontvang je hiervan een melding (in de inbox, aangegeven met een enveloppictogram rechts).
Na de vragenronde kan de nota van inlichtingen toegevoegd worden aan de documenten voor de calculatie. Deze nota kan op dezelfde manier als de andere documenten onder het tabblad ‘documenten’ worden geüpload naar de juiste map.
Goed om te weten: De oorspronkelijk meegestuurde planning blijft gehandhaafd. Deze planning kan worden aangepast als er sprake is van uitstel.
