Naast de informatie uit BouwWorks, wordt het document ‘Directieoverleg’ bijgehouden door de projectleiders en besproken in het periodieke directieoverleg. Het document bestaat uit zes tabbladen en deze worden hieronder besproken.
Onderstaande link kan gedownload worden om het directieoverlegdocument te gebruiken.
4.4.1 Voorblad
Het voorblad geeft weer wat de belangrijke pijlers tijdens het directieoverleg zijn. De informatie wordt gegenereerd op basis van de overige tabbladen.
4.4.2 Checklist fases
Per fase zijn er een aantal onderdelen die geregeld moeten worden. In dit tabblad wordt aangegeven wie daar verantwoordelijk voor is, of het afgerond is en wat de bijzonderheden zijn. De fases zijn onderverdeeld in ‘Start na tender’, ‘Start engineerfase’, ‘Start realisatie’ en ‘Start oplevering en exploitatie’.
4.4.3 Inkoopplanning
De inkoopplanning is ingericht op Stabu niveau. Aan het begin van het project moet dit projectspecifiek gemaakt worden. Wanneer ingevoerd wordt wanneer het onderdeel uitgevoerd moet worden conform planning, wat de levertijd is en wat de doorlooptijd is, dan verschijnt de week waarin het uiterlijk ingekocht moet worden.
4.4.4 K&R
Door de tijd heen doen zich verschillende kansen en risico’s voor. Aan de start van het project wordt dit gevuld op basis van het inschrijfdocument. Vervolgens is het een levend document dat periodiek besproken wordt. Oude kansen en risico’s worden geïnventariseerd of deze nog aan de orde zijn of dat ze mogelijk al zijn afgerond en nieuwe kansen en risico’s worden in kaart gebracht en aangegeven wat het percentage kans, dan wel risico is en of er consequenties zitten aan de oplevering (tijd) van het project.
In de bovenste tabel wordt automatisch uitgerekend wat het totaal aan kansen en risico’s is dat nog niet is verwerkt in BouwWorks.
4.4.5 Verslag
In het tabblad ‘Verslag’ wordt na afloop van het gesprek een notitie bijgehouden over het gesprek en de acties die daaruit voort zijn gekomen. Dit is de verantwoordelijkheid van de projectcontroller.
4.4.6 Urenprognose
De urenprognose bestaat uit een deel UTA-uren (kantoormedewerkers) en cao-uren (inleners, bouw en installatie). Voor UTA-uren moet in het document periodiek de uren worden bijgehouden op werknemer-niveau, door per werknemer aan te geven welke persoon, welke functie, welke uren gaat maken over de tijd heen. Door per week aan te geven hoeveel uur er per persoon wordt gewerkt en daar een uurtarief tegenover te zetten, kan het bedrag worden berekend dat nodig is tot einde werk. Dit bedrag wordt vergeleken met het bedrag dat nog te besteden is in BouwWorks.
De cao-uren kunnen daarentegen worden vergeleken op groepsniveau, bijvoorbeeld ‘Afbouw timmerwerk’ of ‘Waterleidingen’. Ook dit bedrag wordt vergeleken met het bedrag dat nog te besteden is.
