5.3.1 Werkorder statussen
| Soort | Omschrijving | Statuswijziging |
| Acquisitie | Er wordt momenteel acquisitie gepleegd | Handmatig |
| Offerte-aanvraag | Er is een offerte aangevraagd en in behandeling | Handmatig |
| Aanvraag afgewezen | De aanvraag wordt niet in behandeling genomen | Handmatig |
| Offerte verzonden | De offerte is verzonden naar de ontvanger | Automatisch, mits uitgaande correspondentie |
| Offerte geannuleerd | De aanvrager heeft de offerte afgewezen | Handmatig |
| In opdracht | De opdracht is gegeven, maar het werk is nog niet gestart | |
| In uitvoering | De werkorder is in uitvoering en de werkzaamheden zijn gestart of gaan binnenkort starten | |
| Technisch gereed | De uitvoering is gereed en het werk gedaan. De administratie is echter nog niet afgehandeld, er kunnen nog kosten en opbrengsten worden geregistreerd | Automatisch, mits planningsaanvragen en werkorder gereed is gemeld. |
| Volledig afgehandeld | De laatste factuur vanuit de werkorder is klaargezet en definitief. Er kunnen eventueel nog automatische boekingen plaatsvinden. | Automatisch, na aanmaak factuur mits doorlopend factureren niet staat ingesteld. |
| Gesloten | Nadat periode is afgesloten. | Handmatig |
5.3.2 S&O Algemeen
Let op: om een werkorder te plannen dient er een Planningsaanvraag gekoppeld te zijn. Indien dit niet aanwezig is, dien je een nieuwe in te voeren. Wanneer je ervoor kiest om een werkorder rechtstreeks in te plannen zonder de werkorder te openen en aanvullende informatie te vullen (zoals op onderstaande afbeelding), dan is er al een planningsaanvraag gekoppeld.
| Begrip | Toelichting |
| Project | Automatisch |
| WO-nummer | Automatisch |
| Debiteur | Automatisch a.d.h.v. project. |
| Opdrachtgever | Automatisch a.d.h.v. project |
| Projectleider opdracht | Projectleider klant |
| T.a.v. factuur | Factuurnummer klant |
| Nummer klant | Het opdrachtnummer van de klant of een afwijkend nummer, waaronder deze werkorder bij de klant geregistreerd is |
| Omschrijving | Opmerkingen die intern personeel heeft m.b.t. de werkorder. Wordt niet gedeeld met klant. Graag initialen, datum en tijd vermelden. (Voorbeeld: ML di 22-03-2022 15:44) |
| Melding klant | Een wat meer uitgebreide omschrijving ten behoeve van de communicatie naar de opdrachtgever |
| Werkadres | Automatisch indien er één adres bekend is. Anders zelf toevoegen |
| Default afleveradres | Afleveradres voor bestellingen |
| Contactpers. Opdracht | Contactpersoon bij opdrachtgever |
| Bewoner | Bewoner van het werkadres |
| SLA-tabel | Indien van toepassing |
| Onderhoudsobjecten | De objecten die er door middel van de onderhoudsplanning of storingsingave op deze werkorder terecht zijn gekomen. Op basis hiervan kan een complete historie per object worden weergegeven |
| Interne opmerking | Opmerkingen die intern personeel heeft m.b.t. de werkorder. Wordt niet gedeeld met klant. Graag initialen, datum en tijd vermelden. (Voorbeeld: ML di 22-03-2022 15:44) |
| Werkinstructie | Instructie wat meegegeven kan worden aan de monteur |
| Samenvatting klant | Een samenvatting van de werkzaamheden geschreven door de monteur |
| Bestandspad | Verwijzing naar een map op de server |
| Bedrijf | Bedrijf wie deze werkorder onderhanden heeft |
| Projectafdeling | Afdeling wie deze werkorder onderhanden heeft |
| Projectleider | Projectleider wie deze werkorder onderhanden heeft |
| Accountverantwoordelijke | Een afwijkende accountverantwoordelijke ten opzichte van het project |
| Soort | Het type werkorder |
| Aanneemsom excl. BTW | Het bedrag waarvoor deze opdracht is aangenomen (of de opbrengst) handmatig vullen |
| Aanneemsom incl. BTW | Aanneemsom inclusief BTW handmatig vullen |
| Factuuromschrijving | De omschrijving van de factuur die wordt gemaakt met deze werkorder. Deze tekst geldt als extra verzamelkenmerk bij het samenstellen van de factuur |
5.3.3 Planaanvraag & daginzet
Per werkorder is er in principe maar één planningsaanvraag benodigd. Eén planningsaanvraag kan meerdere daginzetten bevatten. Wanneer de werkbon opnieuw ingepland moet worden terwijl de daginzetten zijn afgerond en de planningsaanvraag is opgeleverd, dient er een nieuwe planningsaanvraag aangemaakt te worden. Indien er twee of meer planningsaanvragen in uitvoering zijn, inclusief meerdere daginzetten, lukt het niet om de daginzet af te ronden.
5.3.3.1 Planningsaanvragen
Statussen planningsaanvraag.
| Soort | Omschrijving | Statuswijziging |
| In voorbereiding | Werkorder is in aquisitie | Automatisch |
| (nog) niet plannen | Aanvraag nog niet inplannen | Handmatig |
| Te plannen | Werkorder moet nog gepland worden | Automatisch |
| Opnieuw plannen | Moet opnieuw gepland worden | Automatisch, wanneer daginzet ’06. Niet afgerond’ is of daginzet wordt verwijderd |
| Gepland | Wanneer de werkorder is ingepland (niet definitief) | Automatisch |
| Volledig gepland | Wanneer de werkorder definitief is ingepland | Automatisch |
| Opgeleverd | De planningsaanvraag is behandeld en opgeleverd | Automatisch, wanneer werkorder gereed gemeld wordt |
5.3.3.2 Daginzetten
Statussen daginzet, heeft betrekking op de communicatie over de planning. Een daginzet moet altijd definitief worden gezet in de planning (of niet definitief om te verwijderen uit planning).
| Soort | Omschrijving | Statuswijziging |
| Gepland | Inzet is voorlopig gepland | Automatisch |
| Planning definitief | Planning is definitief en kan niet worden aangepast | Handmatig |
| A. Doorgegeven | Wanneer monteur in zijn portaal heeft bekeken en de bon is doorgegeven | Automatisch |
| B. Ingetrokken | Wanneer de planner de geplande werkorder uit de planning haalt | Handmatig |
| Niet afgerond | ||
| Klaar | De voor de person geplande werkzaamheden van die dag zijn afgerond | Automatisch, mits daginzet gereed wordt gemeld |
Via ‘Opmerking planner’ kun je een opmerking toevoegen voor de werkzaamheden die op die specifieke dag op die werkorder worden uitgevoerd.
5.3.3.3 Urenverantwoordingen
Zijn de gewerkte uren, gebaseerd op de daginzetten.
