Bestandsversies en documenten beheer

In deze paragraaf wordt duidelijk waar alle documenten te vinden zijn en hoe je ze kan vinden. Daarnaast wordt er een uitleg gegeven over de werking van de verschillende versies.

Bestandversies

Selecteer in het Documentoverzicht een bestand om alle Bestandsversies hiervan te bekijken. Hier vind je alle vorige versies van een bestand met aanvullende informatie in de kolommen. Dubbelklik met de linkerkmuisknop op een versie van het geselecteerde bestand om deze te downloaden.

Bestandseigenschappenoverzicht

In het Bestandseigenschappenoverzicht zijn er, afhankelijk van de instellingen van de omgeving, meerdere tabbladen beschikbaar: 

1. Eigenschappen: bekijk alle beschikbare informatie over het geselecteerde bestand;
2. Commentaren: lees al het geplaatste commentaar. Commentaar kan via de Speedbuttons worden geplaatst. Je kan kiezen of je het commentaar op één specifieke versie of op alle versies wil plaatsen;
3. Berichten: bekijk alle berichten waarin het geselecteerde bestand als bijlage is toegevoegd;
4. Begeleidend schrijven: bekijk de sjablonen die je voor het begeleidend schrijven hebt aangemaakt;
5. Download log: bekijk een log van alle downloads binnen de huidige omgeving;
6. Procedurestappen: bekijk een overzicht van alle doorlopen procedurestappen;
7. ILS-resultaten: bekijk de resultaten van de ILS-check (alleen mogelijk met IFC-bestanden);
8. Metadata log: bekijk een overzicht van wie welke wijzigingen heeft aangebracht aan een bestand.
   

Documenten zoeken in Docstream

Maak gebruik van de zoekfunctie om bestanden te filteren op basis van meerdere eigenschappen. Je kan zoeken in een geselecteerde map of in alle mappen in de Docstreamomgeving. Er zijn twee manieren om de zoekfunctie te gebruiken (afhankelijk van de instellingen van de omgeving):

Zoeken in de huidige map

1. Klik onder de Speedbuttons in de regel van de zoekbalk;
2. Vul in de zoekbalk de term in waarop je wil zoeken.
   De zoekresultaten die overeenkomen met de zoekterm worden automatisch in het Documentoverzicht getoond

Zoeken in alle mappen

1. Klik op de Speedbutton Zoeken of klik achter de zoekbalk op zoeken in alle mappen;
   Er wordt een nieuw venster geopend waarin je kan specificeren waarop je wil zoeken
   
   
2. Selecteer in welk Project je wil zoeken;
3. Vul de Mapnaam waarop je wil zoeken;
4. Selecteer of je wil Zoeken in onderliggende mappen;
5. Selecteer of de zoekopdracht Inclusief prullenbak wil uitvoeren;
6. Vul een Document eigenschap in waarop je wil zoeken, zoals bijvoorbeeld een bestandsnaam, bestandstype, status of bedrijf;
7. Selecteer door wie de bestanden gepubliceerd zijn;
8. Selecteer de tijdsperiode waartussen je wil zoeken;
9. Klik op Zoeken om de zoekopdracht uit te voeren;
10. Klik op Reset om alle velden leeg te maken;
11. Klik op Sluiten om het zoekvenster te sluiten.