BINX schrijft zich in op een aanbesteding. Hier hanteert BINX het tenderproces.
BINX richt zich op het engineering, realisatie van utiliteitsgebouwen en diensten als beheer- en onderhoud, building as service. Voor een tender stelt BINX een compleet plan van aanpak op, die moet voldoen aan eisen en wensen van de opdrachtgever om de tender te winnen. Een risicodossier is een onderdeel van dit plan, waarvoor een risicosessie de input geeft.
Een risicosessie wordt vroeg in de tender gehouden, tijdens deze sessie worden de bekende risico’s geïdentificeerd, omschreven en er wordt een aanzet gemaakt voor een risicodossier. De aspecten die in dit opzet aanwezig zijn kunnen afhankelijk zijn van de gunningscriteria die de OG stelt.
Wanneer BINX een project gegund krijgt, worden de risico’s uit de tender gehanteerd en vervolgens overgedragen aan het projectteam. Ook de risico’s die genoemd worden in de Veiligheid, Gezondheid en Milieu plan van de ontwerpfase, worden bekeken op relevantie. De procesengineer van een projectteam organiseert aan het begin van de DO een uitgebreide risicosessie. Tijdens deze sessie worden de risico’s opnieuw geïdentificeerd volgens de RISMAN-brillen. Om de risico’s met een vooruitblik te beheersen, maakt BINX gebruik van risico-identificatie model. Een risico-identificatie model is een integrale structuur om de risico’s uit de organisatie te inventariseren. Dit risicomodel is specifiek ontworpen voor BINX in samenwerking met Aon verzekeringen. Dit model wordt gebruikt om stap 1 van de RISMAN-methode te volgen, namelijk om risico’s te identificeren vanuit de RISMAN-brillen.
De risico’s die in het dossier komen worden SMART(ER) geformuleerd. Er wordt een oorzaak en een gevolg van het risico benoemd. Vervolgens worden de risico’s gekwantificeerd; met andere woorden beoordeeld op de RISMAN-impactklassen. Er wordt per risico, per impact een cijfer bepaalt, dat door middel van een formule, de totale score van het risico weergeeft.
In de bovenstaande afbeelding is te zien hoe de scores van de risico’s bepaald worden. 0 wordt ingevuld wanneer de kans van optreden of gevolg nihil is. 5 wordt ingevuld wanneer deze het grootst zijn. Belangrijk is om vooraf de bovenstaande getallen projectspecifiek te maken. Bij een groter project hebben andere cijfers ook andere invloeden dan bij een kleiner project. Denk bijvoorbeeld aan onze projecten in Amsterdam en in Hengelo. Een maand vertraging heeft in Amsterdam kleinere invloed dan in Hengelo.
Na het kwantificeren wordt er gekeken of er ook een mogelijke kans aan de risico gebonden zit.
Het dossier wordt vervolgens overgenomen in Relatics en vanuit daar ook verder beheerst. De risico’s worden in een risicoboom geplaatst. Bovenaan zijn de risico’s met de grootste score. Deze hebben ook de grootste noodzaak om besproken te worden. Het voordeel van werken vanuit Relatics is dat de risico’s ook aan eisen en VtW’s gekoppeld kunnen worden.
Een nadeel van werken vanuit Relatics, en daarmee de reden dat we bij BINX ook het Excelbestand bewaken, is dat er in Relatics geen restrisico’s bewaakt kunnen worden. Restrisico’s zijn risico’s die overblijven na het uitvoeren van de beheersmaatregelen. Het zijn risico’s die niet met maatregelen kunnen worden weggenomen of verminderd.
Wanneer dat gebeurd is, is het verder een kwestie van goed beheersen en bewaken van het dossier. Het wordt een integraal proces en alle teamleden zijn hiervoor gezamenlijk verantwoordelijk. Het is echter aan de procesengineer om het bij te houden. Dat gebeurt voornamelijk bij de 4-wekelijkse voortgangsoverleggen.
Risicomanagement wordt een onderdeel van de agenda voor een voortgangsoverleg.
Tijdens een overleg (risico-overleg maar ook andere soorten bv. wekelijkse PTO’s) worden de vastgelegde risico’s langsgelopen. Zoals eerder genoemd, word er begonnen met de risico’s met de hoogste score. De scores en actualiteit van de risico’s wordt nagegaan, er wordt documentatie bij gepakt en de beheersmaatregelen worden aangepast. Tijdens dit overleg komen risico’s aan bod die voor BINX van toepassing zijn, die voor de opdrachtgever van toepassing zijn en de risico’s die ook invloed hebben op beide partijen.
