Financieel bewaken heeft als doel het plannen, bewaken en bijsturen van kosteneffectieve inzet van mensen en middelen op de projecten en complete bedrijfsvoering. In de eerste paragraaf worden de verschillende vormen nader toegelicht die van toepassing zijn op de projecten. Waarna de financiële processen worden gevisualiseerd, die in zijn totaliteit vallen in de totale bedrijfsvoering van BINX.
Financiële afspraken
Om te komen tot fundamenteel beleid zijn op het gebied van financiële randvoorwaarden, uniforme afspraken gemaakt over:
- Bevoegdhedenmatrix van collega’s per rol;
- 4-ogen principe
- Tarievenlijst per rol;
- Keten afspraken
- Vaste samenwerkingen volgens een shortlist (tender, engineering, realisatie en exploitatie);
- Vaste voorwaarden ketensamenwerking;
- Beoordeling op de ketensamenwerking;
- Vaste prijsafspraken voor routine producten (zoals materialen, eenvoudige producten);
- Betalingsafspraken;
- Inkoopproces;
- Bestelling plaatsen;
- Contracten sluiten;
- Credituren en/of debiteuren;
- Controle bestelling (ingangscontrole);
- Afronden betaling;
- Inkoopchecklisten (nader te ontwikkelen)
Bevoegdhedenmatrix
Een matrix met daarin de rol, bevoegdheid (in euro) dat inzicht geeft wie tot waar de financiële verantwoordelijk mag dragen en wie waarover mag beslissen. Dit geldt voor BINX-collega’s (in dienst), zodat zij weten waar ze aan toe zijn en wat van hen wordt verwacht. Een matrix met daarin de rol en bevoegdheid (in euro) geeft inzicht in wie tot waar de financiële verantwoordelijk mag dragen en wie waarover mag beslissen. Dit geldt voor BINX-collega’s (in dienst), zodat zij weten waar ze aan toe zijn en wat van hen wordt verwacht. Nadat inkopencontracten of afspraken gemaakt zijn, wordt dit vastgelegd/gecontracteerd in het ERP-systeem dat een 4-ogen principe kent. Dat wil zeggen dat alle financiële activiteiten minimaal langs twee personen gaan, zodat de juistheid gecontroleerd kan worden en de projecten en/of bedrijfsvoering in control blijven. Zo ligt de verantwoordelijkheid voor een financiële beslissing nooit bij één persoon.
Tarievenlijst
Jaarlijks al dan niet halfjaarlijks (afhankelijk van de cao-afspraken) worden de tarieven per uur m.b.t. de BINX-collega’s bepaald, die vervolgens in de projecten opgenomen worden. Deze tarieven zijn opgesteld om interne calculaties en werkbegrotingen mee te maken. Hierdoor kan op voorhand een inschatting gemaakt worden van het project. Deze tarieven dienen dus ten alle tijden voor elke calculatie gehanteerd worden. Tarieven worden conform cao bepaald.
Let op alle tarieven zijn exclusief BTW en zonder overwerkpercentages. Dit zijn geen verkooptarieven. Per project wordt vooraf bepaald hoeveel reisuren geschreven mogen worden.
Ketenafspraken
Gezond ondernemen ontstaat vanuit de normen & waarden vanuit BINX Smartility. Deze normen & waarden zijn omschreven in de uitgangspunten en waarden van ketensamenwerking. Wat verwacht BINX Smartility van een kort- of langdurige samenwerking wordt nader omschreven per relatie. Om de wederzijdse samenwerking zo transparant mogelijk te houden worden de uitgangspunten en waarden gedeeld en naderhand ook beoordeeld. De verdeling van soorten samenwerkingen (BINX-Maker of leverancier) is gebaseerd op onderstaande matrix.
Vaste voorwaarden ketensamenwerking
Basisafspraken
- Samenwerking op basis van wederzijdse gelijkheid, waarbij de betrokken- en openheid van alle partijen tezamen van centraal belang is;
- Mogelijkheid om in een vroeg stadium een kwalitatief en hoogwaardig product te kunnen realiseren. Dit mede door een juiste demarcatie in het project, waarbij de BINX-maker doet waar hij/zij goed in is;
- Naast projecten ook de organisatieontwikkelingen versterken.
De BINX-Makers en NIX-makers (zwarte lijst) zijn benoemd en onderdeel van de shortlist, zodat collega’s op de hoogte zijn van de samenwerkende en niet-samenwerkende partijen.
Wat biedt BINX?
- Samenwerking op basis van wederzijdse gelijkheid, waarbij de betrokken- en openheid van alle partijen tezamen van centraal belang zijn;
- Mogelijkheid om in een vroeg stadium een kwalitatief en hoogwaardig product te kunnen realiseren, waarbij de efficiënte samenwerking tot een maximum wordt benut. Dit mede door een juiste demarcatie in het project, waarbij de BINX-maker doet waar het goed in is;
- Naast projecten ook de organisatieontwikkeling versterken.
Kerncompetenties
- Technische knowhow;
- Analyserend;
- Teambuilding;
- Samenwerking;
- Plannen;
- Strategisch;
- Kostendeskundig;
- Commercieel.
Wat levert het op?
- Langdurige samenwerking;
- Gezamenlijke verhoging van de efficiëntie;
- Constante leercurve.
Gedurende de prijsvorming wordt vanaf de tenderfase (vanaf de shortlist) het voornemen uitgezet, waarna na het winnen van de gunning de partijen marktconform getoetst worden. Mochten o.b. v. spiegels blijken dat voor een andere partij gekozen wordt, hanteren we onderstaand processchema:
Beoordeling op de samenwerking
Het is van belang om elkaar in deze samenwerking scherp te houden en kritisch te zijn naar te verbeterenpunten en punten welke goed gaan. Daar heeft BINX een (standaard) beoordeling voor opgezet, welke over en weer toegepast gesteld wordt. Vanuit de basisafspraken zijn een aantal harde uitgangspunten de kern, en op een 5-tal waarden de belangrijkheid volgens BINX toegepast. Zodat in iedere samenwerking we bewust blijven van de waarden en daarnaar gehandeld kan blijven.
Waarden en uitsluiting voor wederzijdse ketensamenwerking
UITGANGSPUNTEN
- Partijen zijn zich bewust van het belang van de klant;
- Medewerkers van de partijen zijn in het bezit van een VCA-certificaat;
- De partijen plannen en organiseren de producten/diensten integraal;
- De partijen tekenen de producten in een BIM-model;
- De partijen zijn financieel gezond.
WAARDEN
KWALITEIT
- De producten/diensten voldoen aan vooraf gestelde verwachtingen;
- De partijen leveren alternatieven op verwacht niveau;
- De partijen hebben kennis & kunde van het product/dienst (werkplan).
PROCES EN PLANNING
- De partijen delen veranderingen en afwijkingen gedurende het proces;
- De partijen bespreken haar capaciteit;
- De partijen komen afspraken na.
VEILIGHEID
- De partijen houden zich aan de verwachte veiligheidsvoorschriften;
- De partijen melden gevaren en risico’s tijdig;
- De partijen spreken derden aan op veiligheid.
BUDGET
- De partijen leveren een complete aanbieding;
- De partijen zijn transparant over de kosten(opbouw);
- De partijen handelen open & eerlijk.
MILIEU
- De partijen beschikken over de benodigde milieuvergunningen;
- De partijen houden zich aan de afspraken conform de afvalscheidingsmethodiek;
- De partijen melden mogelijke milieudelicten/ milieuschades.
Het invullen van een beoordeling kan gedurende het gehele project in iedere fase. Het beoordelingsformulier is terug te vinden op de kennisbank, en wordt verder besproken in communicatie en documentatie. De beoordeling is nog niet geautomatiseerd, de uitkomsten worden elk kwartaal samengevat. Het doel van de beoordeling is het verder brengen van de ketensamenwerking, zodat per waarde de (eventuele) aandachtspunten of verbeteringen aandacht krijgen.
Verkoopproces
Na het voornemen voor het aangaan van een project (na tender en/of sluiten van een contract, facturatie en wijzigingen) worden de daadwerkelijke verkoopstappen doorgenomen.
Facturatie verkoop
Het versturen, bewaken en afronden van een betaling per factuur aan een opdrachtgever.
Verzoek tot Wijziging (Wensen en modificaties)
Tijdens het engineeringsproces, de realisatie en exploitatie komt het voor dat de opdrachtgever wijzigingen wil aanbrengen aan haar gebouw, om zo de activiteiten goed te kunnen vervullen. De vraagspecificatie of het afgesproken meerjarig onderhoudsplan (MJOP) is het uitgangspunt waarop het onderhoud en eventueel aanvullende diensten (zoals smartility, schoonmaak of energiemanagement) door BINX wordt uitgevoerd. Om naast de hierboven omschreven activiteiten in het exploitatieproces ook de te verwachten wijziging (ook wel wensen) van de opdrachtgever te stroomlijnen, is een VtW-proces ingericht. Hieronder is het initiatief van een wijziging tot aan de afronding van de uitgevoerde wijziging afgebeeld.
Inkoopproces
Na het voornemen voor het plaatsen van een bestelling en/of sluiten van een contract worden de daadwerkelijke inkoopstappen doorgenomen.
Inkoopcontracten
Het maken van inkoopcontracten wordt in het ERP vastgelegd nadat het offertestadium (vergelijk tender, spiegel, wijzigingen) gereed is tijdens het engineeringsproces. Het vervolgproces van aanmaken van inkoopcontracten tot aan het ontvangen van (inkoop)facturen is verder omschreven:
Vaste samenwerkingen volgens een shortlist (tender, engineering, realisatie en exploitatie);
BINX Smartility werkt zoveel mogelijk met een aantal vaste partners voor verschillende onderdelen (bij voorkeur 2 à 3 partijen per NL-SFB onderdeel). Deze zijn genoteerd in de zogeheten shortlist. Hiervoor gelden basisafspraken. Als onderdeel van de basisafspraken wordt ook naar de rol van de BINX-maker gekeken, waarbij voor de één de nadruk meer ligt op advies tijdens de tenderfase, bij een ander op engineering en weer een ander bij realisatie of exploitatie.
BINX-maker = project overstijgende samenwerking
Partijen die niet op de shortlist als prijsafspraken staan genoteerd, dienen alleen en in overleg met het Coachingsteam te worden afgesproken. Bestellingen/ contracten >100.000€ bij nieuwe partijen of eenmalige samenwerkingen worden voorzien van een kredietcheck. Deze is op te vragen bij de controller.
Nieuwe-/ eenmalige samenwerking = gebeurd alleen in overleg met het Coachingsteam
3.3.5.2 Bestelling plaatsen, leveranciers en toeleveranciers
Vaste prijsafspraken voor routineproducten (zoals materialen, eenvoudige producten zie Kralic-matix)
Voor de (toe)leveranciers of eenmalige samenwerkingen gelden de basisafspraken ook (normen & waarden). Expliciete (jaar)afspraken zijn genoteerd op de kennisbank (https://intranet.bi-mart.nl/knowledgebase/onderwerpen/inkoopbeleid) en dienen als naslagwerk gedurende het opvolgen van de omschreven processen.
Leveranciers en toeleveranciers = Prijsafspraken/ jaar
Om de afspraken van routinematige bestelling te plaatsen, hebben we vaste prijsafspraken gemaakt volgens de shortlist.
Ingangscontrol
Na ontvangst van de bestelde goederen controleert de uitvoerder de vrachtbrief op het aantal geleverde pakketten en of de verpakking niet beschadigd is en tekent de vrachtbrief voor akkoord. Indien dit niet het geval is, wordt de zending geweigerd en/of een aantekening gemaakt op de vrachtbrief. De ontvangen goederen worden vervolgens door de uitvoerder, middels de pakbon en bijbehorend inkoopdocument, gecontroleerd op aantal, compleetheid en eventuele gebreken. De pakbon wordt, indien deze akkoord is bevonden door de uitvoerder, voor akkoord getekend en bewaard tot de factuur door de uitvoerder voor akkoord is getekend. Indien de goederen niet akkoord zijn bevonden, wordt door de uitvoerder contact opgenomen met de leverancier en wordt de teamleider hierover geïnformeerd. Goederen die kritisch zijn voor de kwaliteit van het eindproduct worden altijd, voor verwerking, inhoudelijk gecontroleerd, onder verantwoordelijkheid van de uitvoerder.
Facturatie inkoop
Verloop van facturatie voor inkomende facturen komen voort vanuit de inkoopcontracten of andere separate (kleine) inkoopafspraken. De stroom van facturen komen altijd centraal binnen op inkoopfacturen@bi-smart.nl.
Betalingsproces
De doorloopstappen van verkoop- en inkoop kunnen goed worden gevolgd mits hier heldere betalingsafspraken zijn gemaakt, wederzijds. Te denken valt aan een betalingstermijn, CAR-verzekering of kenmerken van facturen. Mede daarom is het van essentieel belang dat vanuit het ERP onze algemene voorwaarden en de leidende afspraken vanuit het verkoopcontract worden overgenomen. Eventuele afspraken die vervolgens doorgelegd worden naar leveranciers en onderaannemers worden op deze wijze gelijk gehouden aan de basisafspraken die met BINX zijn gemaakt.
3.3.6.1 Betalingsafspraken
Bestellingen/ contracten worden te allen tijde via het ERP-systeem bevestigd en afgesloten. Hierdoor worden de algemene inkoopvoorwaarden van BINX Smartility opgenomen (van kracht) en is het overzicht actueel en geordend. Binnen de inkoopvoorwaarden staan vervolgens de betalingsafspraken per project en/of BINX-Maker vermeld.
De betalingsafspraken m.b.t. de bestellingen voor routine producten (zoals leveranciers) worden door het Coachingsteam op organisatieniveau vastgesteld.
