Documenten die door de diverse projectpartners op Docstream worden geplaatst, zullen zonder status (goedgekeurd en definitief) worden aangeboden aan de projectbeheerder. De projectbeheerder keurt vervolgens de documenten goed, zodat de overige projectpartners de documenten kunnen benaderen.
Op definitieve tekeningen/documenten in Docstream wordt een QR-code geplaatst. Met deze QR-code kan (op de bouwplaats) gecheckt worden of men in het bezit is van de laatste versie. De QR-code wordt rechtsonder op het document geplaatst (ruimtereservering noodzakelijk) en heeft locatie, zoals hiernaast, aangegeven. Wanneer door de geautoriseerde gebruiker een QR-stempel wordt geplaatst, wordt automatisch een nieuwe versie van het bestand aangemaakt.
Tip: druk eerst op de knop “QR-code stempelen”. Het document krijgt dan een QR-stempel en automatisch de goedkeuring.
Wanneer een document definitief/ ‘voor uitvoering’ wordt, zal het de status ‘Definitief’ ontvangen. Docstream zet dan automatisch een toegewezen stempel op het document. Het definitief verklaren van documenten gebeurt door de daarvoor gemachtigde partijen.
Nieuwe versies van documenten worden als ‘nieuwe versie’ van het document ingevoerd en niet als ‘nieuw document’. Zo ontstaat er per document een dossier waar onder andere de geschiedenis van een document in terug te vinden is. Tekeningen kunnen d.m.v. een QR-codescanner worden gecontroleerd op status, om zo foutieve versies op de bouwplaats te voorkomen.
Figuur 6 voorbeeld weergave QR-scan
