Een tender, oftewel een aanbesteding, is een procedure waarbij een opdrachtgever aan bedrijven vraagt om een bepaalde dienst of product uit te voeren. BINX Smartility richt zich alleen op het ontwerp en realisatie van utiliteitsgebouwen en diensten als beheer- en onderhoud (building as a service). De opdrachtgevers waar BINX Smartility veelal op inschrijft zijn overheid en semioverheid, deze hanteren een aanbestedingsvorm die voortkomt vanuit de Europese drempelwaarden2. Een doel hiervan is om de concurrentie tussen de inschrijvers te stimuleren. Ook krijgen zo alle partijen een gelijke kans om de opdracht binnen te halen. Afhankelijk van de voorgaande selectiefase of een directe aanbestedingsaanvraag richt BINX Smartility zich in deze fase op het schrijven van een Plan van Aanpak met bijbehorende stukken uit de gunningsleidraad van de beoogde opdrachtgever van het project. De inschrijving wordt beoordeeld en bij een positief resultaat spreken we over een gunning. Hier geeft de opdrachtgever eerst een voornemen tot gunning af, waarna een alcatel3 periode van 20 dagen ingaat totdat een definitief besluit tot gunnen ontstaat. Tussentijds wordt een verificatieoverleg gehouden om de inschrijving te verifiëren, waarbij openstaande punten met elkaar (opdrachtgever en BINX Smartility) worden afgestemd. Voordat we overgaan tot de volgende fase 3, engineeringsfase wordt met het team geëvalueerd.
Gemiddelde doorlooptijd tenderfase per project is 8 tot 16 weken.
2 Drempelwaarde overheid/semioverheid | In het geval de waarde van een opdracht evenveel of meer is dan de Europese drempelwaarden (drempelbedrag voor werken € 5.548.000, – en drempelbedrag voor leveringen en diensten € 221.000, -.), is de opdrachtgever verplicht Europees aan te besteden. Is de waarde van de opdracht minder dan de Europese drempelwaarden, dan zijn Europese procedures niet verplicht. Men kan in dit geval met nationale procedures aanbesteden, zoals beschreven in de Aanbestedingswet.
3 Alcatel periode | Na 20 dagen gaat de aanbestedende dienst/beoogde opdrachtgever tot (definitieve) gunning over en kan hij de overeenkomst sluiten als er geen bezwaren zijn ontvangen. De dag na verzending begint de opschortende termijn te lopen. Deze opschortende termijn wordt ook wel standstill-termijn of verlengde Alcatel-termijn genoemd.
Opstellen stukken inschrijving
Om te komen tot een inschrijving maakt BINX Smartility gebruik van een aantal onderdelen-/ afspraken dat tijdens het wekelijkse projectteam overleggen (PT-overleggen) continu worden bijgesteld en resulteert tot een uiteindelijke inschrijving. In onderstaand proces is weergegeven welke onderdelen/ afspraken hier gemaakt worden.
Verificatieoverleg
Na positieve beoordeling van de inschrijving, een voorlopige gunning, wordt een nader verificatiegesprek ingepland. Zodat de opvolgende fases van engineering, realisatie en exploitatie op elkaars interpretaties en verwachtingen worden afgestemd. Dit gebeurt op basis van de uitvraag van de opdrachtgever versus de inschrijving van BINX Smartility. Een gedegen proces is gebaat bij een continue afstemming tussen opdrachtgever en BINX Smartility, mede aangezien een dergelijk proces relatief lang kan zijn (1 tot soms wel 25 jaar).
