In deze paragraaf vindt je enkele tips om het gebruik van Docstream nog meer te optimaliseren.
Een goed begin is het halve werk en al helemaal als je met nieuwe software aan de slag gaat. Je hebt immers al een goede stap gezet en je maakt al helemaal een vliegende start als je alvast weet waar je op moet letten. Daarom hebben we een paar handige tips op een rijtje gezet voor als je met Docstream aan de slag gaat.
De basis van een goed documentmanagementsysteem is een slimme mappenstructuur
Of je je documenten nou in een archiefkast bewaart, op een harde schijf hebt staan of op een slimme manier met je collega’s in de cloud, je maakt pas écht een lekker begin als je van tevoren bedenkt hoe je je mappen structureert. Zet je álle submappen in één overkoepelende map of maak je een reeks mappen voor elke afdeling? Misschien werk je wel liever per project en werk je liever met mappen per fase. De mogelijkheden zijn eindeloos en gelukkig hebben wij vaker met dat bijltje gehakt. We hebben – in de 20 jaar die we actief zijn in het leveren van slimme software voor de bouw – gezien welke structuur werkt bij welke situatie en daar helpen we beginnende Docstreamers dan ook graag bij.
Projectmanagement begint met rollen verdelen
Goed, je mappenstructuur staat. Maar de kans is groot dat je niet wil dat iedereen álles kan zien. Of misschien wil je wel dan bepaalde mensen (of het nou collega’s of externen zijn) bestanden alleen kunnen zien en niet bewerken. Eigenlijk valt in Docstream overal wel een mouw aan te passen. Op die manier kom je er nooit op het moment suprême achter dat een collega per ongeluk een bestand heeft verwijderd of ziet een externe ineens jouw jaarverslagen. Wel zo veilig.
Bespaar tijd door jouw favoriete instellingen in één keer toe te passen
Als je vaak meerdere ballen in de lucht moet houden, dan wil je niet teveel tijd kwijt zijn aan het aanpassen van honderden instellingen. Daarom kun je in Docstream volgens jouw werkwijze een sjabloon maken. Je hoeft vervolgens alleen de mensen met wie je samenwerkt in een groep te zetten en dan kun je in een handomdraai al je instellingen toepassen. Zo wordt documentmanagement niet alleen handig, maar ook nog snel.
Hou overzicht door vaker op dezelfde manier te werken
Jij bent goed in wat je doet, vandaar dat de kans groot is dat je vaker dan één keer volgens jouw eigen methode werkt. Misschien werk je vaak met verschillende checklists of wie weet heb je een aantal specialisten in dienst die allemaal even naar een document gekeken moeten hebben voor ‘ie de deur uit kan. Jij weet in ieder geval hoe je je werk goed doet. Het is dan soms lastig om het overzicht te houden over wie nou wel of niet met een bestand aan de slag is geweest. Gelukkig is dat niet zo met Docstream. Naast dat er automatisch een logboek wordt bijgehouden, kun je je eigen procedures instellen waarbij je instelt dat documenten moeten worden voorzien van een commentaar, een stempel of zelfs een QR-code. Op die manier weet je altijd precies op welk punt jouw procedure zich bevindt.
Altijd op de hoogte van het laatste nieuw binnen jouw project
Als alle data die jij belangrijk vindt wordt vergaard, dan is het des te meer zaak dat je ook alle juiste data te zien krijgt. Daarvoor is de knop ‘Nieuwe Documenten’ in Docstream uitgevonden. Maar wat voor jou ‘nieuw’ is, is voor een ander al oud nieuws. Daarom kun je in je extra instellingen (daarvoor klik je op ‘extra’ en dan op ‘instellingen’) precies instellen van hoeveel dagen geleden je de documenten wil zien die voor jou zijn geüpload. Een week, een maand, of zelfs een jaar, het kan allemaal.
